организация мероприятий и праздников в Одессе
ЗВОНИ СЕЙЧАС!
048 788 39 78
093 665 07 05
В жизни каждого коллектива, рано или чуть позже, наступает время проведения корпоративного мероприятия. Это тот самый момент, когда руководитель, либо HR-специалист приходит к выводу: сотрудники должны отдыхать вместе. Ведь это - неформальное общение, которое становится залогом продуктивной работы персонала в бизнес-время.
Мы постарались выделить ТОП-10 ключевых вопросов в организации и проведении корпоративного мероприятия, которые помогут каждому руководителю на этапе проектирования ивента.
ТОП-10 ПРАВИЛ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОРПОРАТИВНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
Правило 1: Определите цель мероприятия
Определение цель мероприятия - самая важная составляющая его успешного проведения. Попробуем структурировать наиболее частые цели по группам.
а. Командообразование, сплочение коллектива, устранение микроконфликтов
Для достижения таких целей наиболее подойдут мероприятия на основе активных тренингов командообразования (также известные как "веревочный тренинг"). Разнообразие видов таких мероприятий поражает: от комплексных выездных мероприятий в зеленой зоне, до практических (и более бюджетных) занятий в рамках офиса компании-заказчика.
Достаточно хорошим механизмом является разнообразие активных квестов, где интеллектуальная работа связывается с различными активностями. Однако, следует помнить: в проведении любого рода мероприятий командообразования необходимо полностью исключить элемент соревнований среди персонала. Здесь Ваши коллеги должны противостоять организаторам, либо другой компании-участнику мероприятия, только не друг другу.
В 2012 году нам поступил интересный закказ от юридической компании для проведения командообразования в виде турнира по пейнтболлу. Ситуация: сильное противостояние между участниками коллектива было решено превзойти при помощи пейнтбольных маркеров. Интересно, как открытая вражда должна была исчезнуть посредством нанесения друг другу синяков...
б. Смена обстановки, активный командный отдых
Данная группа целей хорошо подходит тем командам, в которых есть устоявшиеся "теплые" отношения между всеми участниками бизнес-процессов.
К мероприятиям такого рода могут относится: выездные мероприятия активного отдыха (рафтинг, походы, активные квесты, велотуры, экскурсионные туристические поездки, соревнования на квадроциклах, мультиспортивные эстафеты и турниры), активные мероприятия в черте города в стационарных заведениях (боулинг, ледовый каток, роллердром и т.п.), различные тематические вечеринки с анимацией, конкурсами и т.п.
Наиболее важным здесь является качественный контроль употребляемого алкоголя. Наслышаны о "корпоративах", после проведения которых 1-2 человека подают заявления на увольнение, а у оставшихся - далеко не "приподнятый" командный дух...
в. Анти-стрессовая разгрузка
Особенно подходит для торговых команд, а также коллективов, проводящих большинство времени в трудных психологических условиях. Однако, следует помнить: если в Вашем коллективе ранее не проводились мероприятия командообразования, направленные на сплочение коллектива (веревочные тренинги или аналоги), рекомендуем начать именно с них.
К анти-стрессовым мероприятиям относятся: турниры по пейнтболу, страйкболу, лазерным боям; прыжки и полеты rope jumping или bangee jumping, оффроад-туры на внедорожниках, разнообразные комбинации мероприятий с использованием леательных аппаратов (самолеты, аэрошюты, и т.п.); мастер-классы по выживанию (от 1 до 7 дней); соревнования на квадроциклах или картинге, и прочие мероприятия. Отдельного внимания заслуживают мероприятия "высокого веревочного тренинга", направленные на проявление лидерских качеств и преодоление внутренних барьеров каждым участником.
Правило 2: Составьте подробный план
Когда цели мероприятия определы, и принято решение о типе предстоящего мероприятия, пора заняться составлением подробного плана действий. Здесь должен быть расписан каждый шаг, каждая деталь будущего праздника.
Например: в котором часу должен быть подан автобус, где сидит кто из участников (по потребности), когда происходит встреча с водителем для обсуждения маршрута, сколько времени уходит на дорогу, где будут остановки в пути, кто встречает группу, кто проводит мероприятие, каков сценарий активностей (как можно подробнее, нужно прописать каждое слово ведущего), и т.п. Будьте предельно скурпулезны, лишние пункты потом можно удалить. А вот разочарование коллег - вряд ли.
После того, как план составлен, лучше всего передать его на критику кому-то из сослуживцев. Порой, они дают очень дельные советы.
Правило 3: О времени и сроках
Как правило, многие наши клиенты планируют свои мероприяти во временном диапазоне от 3 до 6 недель. Такие рамки позволяют тщательно спланировать мероприятие, составить "аварийные" планы действий, подобрать качественные компоненты для мероприятия, и что самое важное - гарантированно быть готовыми к его проведению.
Очень важный момент - своевременное информирование (не позднее, чем за 2 полные недели) сотрудников о предстоящем мероприятии. У каждого есть свои планы, и сообщение о том, что "завтра у нас корпоратив" может вызвать недоваольство у некоторых членов команды - их личные планы не позволят принимать участие.
Правилом хорошего тона считается 100% готовность к мероприятию за 7 календарных дней до его начала. Это может свидетельствовать о профессионализме Организатора.
Правило 4: Выберите проверенного перевозчика
Даже в случае, если Ваше мероприятие находится в черте города, обязанность Оргшанизатора - позаботиться о "доставке" сотрудников по домам после мероприятия. Забудьте про личный и/или корпоративный транспорт. Ведь Ваша цель - отвлечь коллег от повседневности?
Настоятельно рекомендуем проверить автобус виузально, личным присутствием. Убедитесь в правильности и наличии документов, открытой лицензии у перевозчика, посмотрите документы о прохождении ТО транспортного средства. Помните, "спрятанные" факты перевозчиком могут привести к печальным последствиям.
Наши знакомые организаторы однажды не могли выехать в Карпаты в течении 6 часов - не выпускала служба ГАИ из-за каких-то оформленных бумажек. Масса негатива и испорченное настроение в самом начале пути...
Правило 5: Убедитесь в качестве организации питания
Здесь возможны варианты. Если мероприятие проходит в месте, где есть своя кухня - нужно проверить, как эта кухня выглядит изнутри. Иногда бывает, что приготовление пищи проводится без придержания соответствующих норм, а то и вовсе из полуфабрикатов. При этом цены в меню...
В случае, если Вы собираетесь воспользоваться услугами выездного кейтеринга - обязательно попросите рекомендации от Клиентов. Они должны быть проверены скептически: ведь некоторые из контактов, предоставленных Вам, могут быть попросту подделаны.
Хороший вариант - попросить у организатора питания подробную калькуляцию блюд по выходу, уточнить, как и кем все будет готовиться, по-возможности понаблюдать аналогичные процессы.
Черезвычайно важная задача - уделите внимание в питании отдельным группам сотрудников. В средней группе из 50 человек обязательно найдутся 1-2 вегетарианца, кто-то принципиально не есть свинину, кому-то по душе рыба. Вопросы, связанные с меню, также необходимо решать заблаговременно.
Правило 6: Обратите внимание на элементы сервиса
Каждый, кто принимал участие в корпоративных мероприятиях, сталкивался с вопросами сервисного обслуживания.
Перечислим наиболее часто встречающиеся в практике, которым некоторые организаторы не уделяют должное внимание:
- организация санитарно-гигиенического обслуживания
- организация и доступность качественной питьевой воды
- организация подготовки площадки (помещения)
- сбор и вывоз мусора
- ограждение зон активностей
- наличие вспомогательных сотрудников Организатора для срочного решения ситуаций
- наличие аптечки и готовность к медицинским ситуациям
- своевременность начала/окончания каждой части мероприятия
- и т.п.
В случае организации мероприятия при помощи специализирующейся структуры, Ваша дадача (как представителя коллектива) уточнить все детали сервиса, задать как можно больше вопросов, и получить подтверждение из выполнения. Также, рекомендуем обсудить санкции на случай, если компания-исполнитель допускает ошибки
Правило 7: Уточните рекомендации по мероприятию
Дело обстоит обыденно, если Вы проводите мероприятие, например, в боулинге, или на катке. Там и камеры хранения есть, и носки сменные выдают, и кондиционированные залы. Однако, даже в таких местах необходимо уточнять рекомендации по участию. Мы приводим краткий список моментов, на которые необходимо обратить внимание:
- головные уборы (на многих видах корпоративного отдыха наличие уменьшит риски теплового удара; в то же время, в некоторых местах предусмотрена опция защитных средств - например, шлемов)
- одежда (каблуки 10-12 см - конечно же, красиво и изящно; однако, будет странно выглядеть во время рафтинга, или на картинге)
- что брать с собой (часто это бутылочка с питьевой водой, снеки, полотенца, платки, влажные салфетки, запасная одежда, з.у. для телефона, и т.п.)
- документы (обязательно уточните, есть ли необходимость брать с собой документы, подтверждающие личность - это может решить множество неприятных ситуаций; как-то раз знакомая молодая семья, отправляясь в зимние Карпаты, оставила документы дома. Как результат - слишком сложный поиск решений по аренде снаряжения, и потерянный день катаний)
Правило 8: Позаботьтесь о социальных группах и отдельных участниках
Так сложилось, что в некоторых коллективах количество курящих достигает до 85% всего персонала. В то же время, есть большие группы людей, которым попросту неприятен дым сигарет.
Для того, чтобы предотвратить микроконфликт, обсудите эту деталь заранее с Организатором. Где зона для курения? Граничит ли она с общей зоной отдыха? Сколько перерывов будет в мероприятии? Какова их длительность?
Также, особое внимание необходимо уделить людям с особыми потребностями. Такими могут быть астматики, аллергики, и т.п. Обратите внимание на их потребности при подготовке мероприятия - и они отблагодарят Вас результатами своего труда.
Правило 9: Обеспечьте призовой фонд
В любом мероприятии, которое носит соревновательную составляющую, позаботьтесь о наличии достаточного количества призов. При этом, важнее чтобы призы вообще имели место быть, чем чтобы они были престижные и дорогие. Шуточные сувениры или брелки всегда будут восприняты положительно, на психологическом урочне участники обретут навык владения "призом" и будут гораздо лучше отзываться о Вашем мероприятии.
В случае более простого мероприятия - как экскурсионной поездки, или прочего - обязательно распечатайте каждому участнику фотогарфию в рамочке, выдайте сертификат или подарите магнит с его изображением. Наличие такого "артефакта" в личной, домашней библиотеке будет вызывать положительные эмоции каждый раз, давая ощущение принадлежности к сильной команде.
Правило 10: Семь раз отмерь
За два дня до проведения мероприятия заново проверьте все переменные. Постарайтесь обязательно проверить каждую деталь, лично убедиться в том, что перевозчик помнит о Вас, и о том, что ресторан закупил продукты. Напомните сотрудникам о мероприятии на утреннем собрании - пусть предвкушают результаты - и предупреждают родных о своем отсутствии.
Обязательно подготовьте формы обратной связи. Качественный сбор информации от участников поможет выявить слабые места, и недопустить их появление в следующий раз.
Ах да. Перед мероприятием постарайтесь хорошо выспаться. Трудно назвать успешным действие, головные организаторы которого - с мрачными выражениями улыбок!
Хороших Вам мероприятий!
P.S.: Скупой платит дважды
Все приведенные выше рекомендации написаны из собственного опыта и практики. Однако, если Вы по-настоящему хотите провести качественное и красивое мероприятие - доверяйте тем, кто профессионально занимается этим. Тем, кто каждый день занимается разработкой иве нтов, и решением возникающих ситуаций.
Заполнив форму внизу, вы получите обратный звонок от менеджера проектов, который ответит на все Ваши вопросы, и предложит оптимальный вариант для Ваших потребностей.